Cobranza de rentas que se arma sola cada mes.
La cobranza de rentas no falla al cobrar: falla al llevar la cuenta. En RentaLab cada renta queda programada desde que activas el contrato, y lo que ves es quién te debe, cuánto y desde hace cuántos días — sin volver a capturar nada.
Cada mes vuelves a armar la misma lista
El día 1 empieza el mismo ritual: abrir la hoja de cálculo, copiar la fila del mes pasado, cambiar el mes, revisar quién quedó debiendo y arrastrar el saldo. Es trabajo que no decide nada —la renta del 401 lleva dos años siendo la misma— y sin embargo se rehace doce veces al año, con la posibilidad de error que eso implica.
Lo que se rompe primero no es el cobro del mes, es el arrastre. El inquilino que abonó la mitad en marzo y completó en abril deja un saldo que hay que recordar sumar. El que se atrasó tres semanas debía un recargo que nadie calculó porque implicaba abrir el contrato y ver qué decía la cláusula. Y cuando alguien pregunta «¿cuánto me debe el Local 12?», la respuesta sale de reconstruir seis meses hacia atrás.
Puesta en marcha
Cómo se genera la cobranza
El cobro no se crea a mano: se deriva del contrato, una sola vez, al activarlo.
Activas el contrato
Con la renta, el día de pago, la vigencia y la periodicidad quedan programados todos los cobros del periodo. Si el arranque cae a media quincena, el primer mes se prorratea por los días que corresponden en lugar de cobrarse completo o perdonarse entero.
Los cobros aparecen solos en su fecha
No hay que generar nada mes con mes ni recordar hacerlo. Cada renta es un cobro con su fecha límite y su monto, y todo lo demás —mantenimiento, depósito, recargos— vive como cobros aparte, no revuelto en un solo total.
Registras el pago cuando entra
A mano o desde la conciliación bancaria. El pago se liga al cobro que salda, así que el estatus —pendiente, parcial, pagado— se calcula solo. No hay una columna de «pagado» que alguien palomea de memoria.
Lo vencido se marca solo
Cada madrugada, los cobros que pasaron su fecha límite cambian a vencidos. Los de contratos ya terminados se quedan fuera: un contrato que acabó no debe seguir generando morosos.
Incluido en el precio
Los casos que una hoja de cálculo no aguanta
Pagos parciales
El abono se registra por lo que realmente entró y el cobro queda en parcial, con el remanente exacto y su antigüedad contada desde el vencimiento original — no desde el último abono.
Recargos por mora
Porcentaje o monto fijo, con los días de gracia que diga el contrato. Se calculan al registrar el pago y sobre la fecha en que el inquilino realmente pagó, no sobre la fecha en que tú lo capturaste.
Vencidos con antigüedad
El desglose de la cartera vencida por rangos de días separa al que se atrasó una semana del que lleva tres meses. Son dos conversaciones distintas y conviene no confundirlas.
Diferencias de centavos
Cuando faltan dos pesos por la comisión del SPEI, se condonan con un ajuste reversible y el cobro queda saldado, en vez de arrastrar un saldo en ceros que reaparece como vencido cada mes.
Prorrateo de entradas y salidas
Un contrato que arranca el 18 o termina el 9 cobra los días que corresponden. La cuenta se hace una vez, al activar, y queda registrada.
Exportable a CSV
Lo pendiente, lo vencido y lo cobrado salen en un archivo para tu contador o para el socio que sigue prefiriendo Excel. Nadie tiene que entrar al sistema para revisar los números.
El recargo se calcula sobre cuándo pagó, no sobre cuándo lo registraste
Parece un detalle y es la diferencia entre un recargo que puedes sostener y uno que vas a terminar perdonando. Un inquilino transfiere el día 4, dentro de su periodo de gracia, pero tú concilias el estado de cuenta el 20. Si el recargo se calculara con la fecha de captura, ese inquilino aparecería multado por tu calendario, no por el suyo.
En RentaLab el recargo se evalúa contra la fecha del pago frente a la fecha límite más los días de gracia del contrato. Y cada renta genera como máximo un recargo: registrar el pago en dos partes no multiplica la penalización. Cuando el inquilino reclame, el número se explica solo.
Lo que esta función no hace
Conviene saberlo antes de la prueba, no durante:
- No manda recordatorios al inquilino. No hay correos, SMS ni WhatsApp automáticos: RentaLab te dice a quién hay que cobrarle y desde cuándo, pero el mensaje lo sigues mandando tú, por donde ya lo mandas.
- No cobra por ti. No procesa tarjetas ni recibe transferencias; los inquilinos te pagan como siempre y aquí se lleva el control de lo que entró.
- No timbra CFDI. Guarda los datos fiscales del inquilino y te deja marcar qué cobros ya se facturaron, pero la factura la emites con tu proveedor.
- No hace gestión de cobranza judicial. No es un despacho ni genera demandas: administra la cartera de un arrendador, no la recuperación litigiosa.
Dudas frecuentes
Lo que suelen preguntar
- ¿Cómo se generan los cobros de cada mes?
- Se programan al activar el contrato, a partir de la renta, el día de pago y la vigencia. No hay que crearlos mes con mes ni recordar hacerlo; aparecen en su fecha con su monto.
- ¿Qué pasa si un inquilino paga solo una parte?
- Se registra el abono por lo que entró y el cobro queda en parcial, con el remanente exacto. La antigüedad sigue contando desde el vencimiento original, así que un abono chico no reinicia el reloj de la deuda.
- ¿Calcula recargos por pago tardío?
- Sí, con el porcentaje o monto fijo y los días de gracia que definas en el contrato. Se evalúa contra la fecha en que el inquilino pagó, no contra la fecha en que tú registraste el pago, y cada renta genera un recargo como máximo.
- ¿Manda recordatorios de pago a los inquilinos?
- No. RentaLab no envía correos, SMS ni WhatsApp a los inquilinos. Te muestra quién debe y desde hace cuántos días para que tú los contactes por el canal que ya usas.
- ¿Cómo se cobra el mantenimiento o el depósito?
- Como cobros aparte del de la renta, con su propia fecha y monto. Así puedes ver qué parte de un saldo es renta y qué parte es otra cosa, en vez de tener un total sin desglose.
- ¿Y si el contrato empieza a mitad de mes?
- El primer periodo se prorratea por los días que corresponden. Lo mismo al terminar: un contrato que cierra el día 9 no cobra el mes completo.
- ¿Puedo sacar la cartera en Excel?
- Sí. Lo pendiente, lo vencido y lo cobrado se exportan a CSV, que abre en Excel o en Google Sheets sin conversiones.
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