Control de inquilinos con expediente, no con memoria.
El control de inquilinos empieza por tener un expediente y no una libreta: quién es, cómo se le localiza, su RFC para la factura y qué unidades tiene rentadas. En RentaLab el inquilino es una ficha con folio de contratos ligados, no un nombre suelto en varias hojas.
Los datos del inquilino viven en cinco lugares distintos
El teléfono está en WhatsApp, el RFC en el correo donde lo mandó para la factura, la copia de la identificación en una carpeta del escritorio, el nombre del aval en el contrato en PDF y el número de su hermana —la que contesta cuando él no— en la memoria de quien lo rentó. Funciona mientras la persona que lo rentó siga ahí.
El problema aparece cuando alguien más tiene que atender ese inmueble, cuando hay que emitir una factura y falta el régimen fiscal, o cuando el inquilino renta una segunda unidad y ahora existe dos veces con datos que no coinciden. El padrón no es burocracia: es lo que permite que la operación no dependa de una sola cabeza.
Incluido en el precio
Qué guarda el expediente
Datos fiscales y de contacto
RFC y CURP para cuando toque facturar, teléfono principal y secundario, correo y domicilio completo. Capturados una vez y disponibles donde se necesiten.
Persona física o moral
Si el inquilino es una empresa, el expediente guarda razón social y representante legal en lugar de forzar un nombre y apellido que no existen.
Contacto de emergencia
Nombre, teléfono y parentesco de a quién llamar cuando el inquilino no contesta. Es el dato que siempre se pide prestado y nunca está escrito.
Búsqueda por lo que recuerdes
Por nombre, razón social, correo o teléfono. Encuentras al inquilino con el número desde el que te acaba de marcar, sin saber cómo se escribe su apellido.
Importación desde Excel
El padrón que ya tienes se carga desde un archivo CSV en lugar de recapturarse. También se exporta, para el contador o para quien prefiera su hoja de cálculo.
Activo, inactivo o lista negra
El inquilino que se fue mal queda marcado para que la próxima vez que aparezca su nombre lo sepas. Es una etiqueta y un filtro, no un candado: el sistema no impide rentarle.
El padrón es lo que hace legible tu estado de cuenta
Esta es la razón menos obvia para capturar bien a un inquilino, y probablemente la más útil. Cuando importas el estado de cuenta del banco, RentaLab compara el nombre del remitente de cada depósito contra el padrón para proponer a qué cobro corresponde. Un inquilino capturado con su nombre completo hace que el depósito se identifique solo; uno capturado como «depa 3» obliga a resolverlo a mano todos los meses.
La ficha también muestra los contratos del inquilino con su folio, su unidad y su renta, y lleva a cada uno con un clic. Cuando alguien renta local y bodega, los contratos siguen siendo independientes —cada uno con su folio y su renta— pero se ven juntos desde su expediente. Y un inquilino con contratos, depósitos o cobros a cuestas no se puede borrar por accidente: el sistema lo impide, porque borrarlo dejaría huérfano su historial financiero.
Lo que esta función no hace
Es la parte más joven del producto y conviene ser explícito:
- No hay estado de cuenta por inquilino. El historial de pagos vive en cada contrato, no consolidado en la ficha de la persona. Si un inquilino tiene dos unidades, hoy hay que ver sus dos contratos.
- No se suben documentos al expediente. La identificación, el comprobante de ingresos o la carta del aval siguen donde los tengas: no hay carga de archivos en la ficha del inquilino.
- La lista negra no bloquea nada. Marca y filtra, para que la información esté a la vista al decidir; no impide crear un contrato con esa persona.
- No hay portal para el inquilino. Él no entra a RentaLab a consultar su saldo ni a subir su comprobante: el sistema es para el lado del arrendador.
- No consulta buró de crédito ni valida identidad. El expediente guarda lo que tú capturas; no verifica nada contra fuentes externas.
Dudas frecuentes
Lo que suelen preguntar
- ¿Puedo llevar inquilinos personas morales?
- Sí. El expediente distingue persona física de empresa: en el segundo caso guarda razón social y representante legal, además del RFC y los datos de contacto.
- ¿Puedo importar mi lista de inquilinos desde Excel?
- Sí, desde un archivo CSV, así que no hay que recapturar el padrón para empezar. También se exporta a CSV cuando lo necesites fuera del sistema.
- ¿Puedo ver el historial de pagos de un inquilino?
- Por contrato, sí: cada contrato tiene su detalle de cobros y pagos. Todavía no hay una vista consolidada por persona, así que un inquilino con dos unidades se consulta en sus dos contratos.
- ¿Qué pasa si un inquilino renta varias unidades?
- Se generan contratos independientes, cada uno con su folio y su renta, y todos se ven desde el expediente del inquilino. No se mezclan los cobros ni las vigencias.
- ¿La lista negra impide rentarle a alguien?
- No. Marca al inquilino y permite filtrarlo, para que la información esté a la vista cuando decidas; la decisión sigue siendo tuya y el sistema no la bloquea.
- ¿Puedo borrar un inquilino?
- Solo si no tiene contratos, depósitos ni cobros asociados. Si los tiene, RentaLab no lo deja: borrarlo dejaría su historial financiero sin dueño. Puedes marcarlo como inactivo.
- ¿Los inquilinos entran al sistema?
- No. RentaLab es para el arrendador o la administradora; no hay portal ni cuenta para el inquilino, y él te sigue pagando y contactando como siempre.
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